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eSocial: Guia completo atualizado

2 de julho de 2019

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O eSocial tem sido complicado para todos que precisam adquirir às novas regras. Por isso, aqui vai um guia completo sobre o eSocial e suas atualizações.

O eSocial tem sido complicado para todos que precisam adquirir às novas regras. Por isso, aqui vai um guia completo sobre o eSocial e suas atualizações.

Responsáveis nas empresas por áreas administrativas e de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) passaram a lidar com novidade nas leis e processos junto ao governo. Desde o dia 1 de janeiro de 2018.

Trata-se da plataforma eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

O que é o eSocial?

A plataforma digital foi implementada com o objetivo de garantir que os empregadores comuniquem ao governo todas as informações sobre seus funcionários. Ou seja, os mais variados dados dos trabalhadores como vínculos, contribuições para a Previdência, folha de pagamento, acidentes de trabalho, entre outros. Ficando centralizados no ambiente do eSocial.

Em geral, o lançamento da plataforma eSocial visava simplificar a comunicação entre empresas e Governo Federal. Teriam em uma única base de dados online as informações compiladas sobre os seus trabalhadores.

No entanto, fazer todos os ajustes necessários para a implementação do eSocial não é considerada uma tarefa das mais simples. Requer algumas vezes conhecimentos de áreas específicas, fugindo dos conhecimentos de setores administrativos. Um exemplo é o controle de práticas de Saúde e Segurança do Trabalho, uma exigência do eSocial. Nem todos os profissionais de contabilidade ou administrativo estão aptos a desenvolver esta exigência com assertividade.

Neste contexto, torna-se importante para as empresas que precisam aderir ao eSocial contarem com o auxílio de consultorias e profissionais especializados na plataforma do governo e em suas especificidades. Por meio de recursos inovadores e softwares pensados para essa finalidade é possível ser mais assertivo no eSocial.

Isso se faz necessário, pois, ao aderir da forma correta ao sistema, as empresas conseguem prestar todas suas informações obrigatórias de cada colaborador de forma mais eficiente.

Toda essa mudança, portanto, visa substituir a entrega individual de formulários e declarações. O que gera diminuição de processos burocráticos e até mesmo de recursos.

Como foi seu início?

Como explicamos no início, o eSocial passou a ser implementado a partir do dia 1 de janeiro de 2018. No entanto, a adesão à plataforma se deu de forma gradual e ainda há dúvidas sobre seus processos. Afinal, foi apenas no início de 2019 que todas as empresas passaram a ter obrigatoriedade no uso do sistema.

Desde o primeiro dia deste ano, portanto, a lei passou a valer para todos. Há possibilidade de multa de até 233 mil reais para quem descumpri-la, dependendo do grau da infração.

Em suma, o eSocial é válido para todas as empresas brasileiras com quadro de funcionários, incluindo os registrados como autônomos ou MEI (Microempreendedor individual).

Fazem parte do sistema do Governo desde as grandes corporações, com faturamentos maiores que 70 milhões de reais, até os microempreendimentos que contam com ao menos um empregado.

Isso representa mais de 18 milhões de empresas e mais de 44 milhões de empregados brasileiros com dados inseridos na plataforma do Governo Federal. Estes trabalhadores compartilham as informações com órgãos como INSS, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, entre outros.

Objetivos

O objetivo principal do eSocial é simplificar, por meio da transmissão digital de dados, a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o que reduz a burocracia de processos.

Além disso, a adesão do eSocial visa garantir os direitos dos trabalhadores. Simplifica o cumprimento de obrigações e aprimora a qualidade e acompanhamento das informações trabalhistas.

Obrigatoriedades

No eSocial, um total de 15 obrigações trabalhistas passaram a ter seus dados unificados e é de obrigatoriedade da empresa. Pode contar com uma consultoria no assunto ou a contratação de softwares específicos, para abastecer a plataforma com essas informações. Confira quais são os dados obrigatórios de preenchimento no eSocial:

  • FIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho);
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE – Livro de Registro de Empregados;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GPS – Guia da Previdência Social.

Agora que você já sabe que o eSocial passou a ser uma obrigatoriedade para todas as empresas, independente do seu faturamento ou número de funcionários, é importante ficar atento também ao modelo de contratação de trabalhador doméstico.

Para essa classe trabalhadora, o eSocial também já está disponível. Desde 2015, o recolhimento dos tributos e do FGST já é feito de forma unificada. Por meio da plataforma eSocial, o empregador poderá manter os dados de seu funcionário atualizados no módulo “Empregador Doméstico do eSocial”. Assim, em uma única guia são recolhidas informações sobre Imposto de Renda, Previdência, seguro contra acidentes do trabalho e FGTS.

O eSocial na prática

Conforme comentamos até aqui, a chegada desse novo sistema exige das empresas uma adaptação ao novo processo de envio de dados ao governo. E isso pode ser feito internamente ou com o apoio de consultorias especializadas em SST, por exemplo.

Na prática, o envio de dados se dá inteiramente no meio digital, por meio da plataforma eSocial Empresas. É de responsabilidade do empregador fazer o envio periódico das informações de todo o seu quadro de funcionários, que deve se manter atualizado.

Na teoria, os dados armazenados na plataforma já eram coletados pelas empresas, porém por meio de plataformas distintas. Agora, portanto, toda e qualquer obrigação trabalhista será transmitida ao Governo Federal de forma exclusiva por meio do eSocial Empresas.

Facilidades e benefícios

Além de manter um banco de dados atualizado, o eSocial tem como função automatizar alguns processos, entre eles a geração das guias de recolhimento do FGTS e outras taxas tributárias. Tudo passa a ser feito, ainda, em um ambiente com segurança jurídica controlada.

Com o eSocial, outra mudança importante é que tudo passa a ser digitalizado – é difícil de assimilar, mas até pouco tempo atrás muitas empresas mantinham registros em documentos frágeis e ultrapassados, como livros de papel. Com a plataforma, dados que antes eram mantidos armazenados de forma off-line passarão a ser centralizados em ambiente digital.

Além disso, a plataforma do governo unifica vários órgãos e sociedade civil. Para o desenvolvimento do sistema, um comitê foi formado com representantes da Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Secretaria da Previdência Social e INSS. O que assegura a confiança no sistema adotado para unificação das informações relativas à diferentes partes.

eSocial, prazos e multas

Com a adesão do eSocial, as informações dos colaboradores passam a ficar unificadas em uma única plataforma. No entanto, isso não quer dizer que não haja algumas regras a serem seguidos dentro do sistema. Pelo contrário, o eSocial muda a forma como as empresas reportam seus dados.

Caso as diretrizes e os novos prazos não sejam cumpridos, multas podem ser geradas sem que o empresário sequer saiba o motivo. Portanto, é muito importante que haja atenção redobrada às novas datas para compartilhamentos de documentos.

Multas mais graves e seus valores:

  • Cadastro de novos funcionários: caso o envio de informações do contratado passe do último dia antes do inicio das atividades na empresa. A partir de R$400. Com possibilidade de ser dobrada em caso de reincidência.
  • Falta de registro de férias ou 13º salário do empregado. R$170 reais para erros referentes a esses tópicos e o dobro do valor caso a falta se repita.
  • Exames médicos dos funcionários: como admissional ou demissional. Podendo chegar a até 4 mil reais.
  • Saúde e Segurança do Trabalho: por exemplo, a CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) deve ser protocolada na plataforma do Governo Federal até o primeiro dia útil após a data do acidente. Descumprimentos destes parâmetros e deixar de entregar as informações de afastamento do trabalho. Multas podendo ultrapassar valores de 230 mil reais. O mesmo vale para quem infringir regras relacionadas ao colaborador PCD (pessoa com deficiência).

O que ocorre com as empresas que não se ajustam ao eSocial?

Além de a Receita Federal ter dividido as empresas em quatro grupos para que cada uma ficasse com um cronograma específico e diferente de implementação, sabe-se que as empresas não podem deixar o eSocial de lado.

Porém, é importante ressaltar que, de fato, o eSocial nunca afetou a legislação trabalhista em nenhum momento. A mudança que ele proporcionou para o cenário foi em relação ao envio de informações necessárias da empresa, bem como prazos para colhê-las e enviá-las. Logo, nada nunca ameaçou nenhuma lei do trabalho.

De qualquer forma, é importante que as empresas estejam sempre aptas e atentas para não deixar a agilidade de lado. Afinal, ela é um dos requisitos mais necessários quando o assunto é sobre o eSocial.

O motivo é que, como a Receita entende que o eSocial é realmente uma maneira mais simples e eficaz de enviar os documentos solicitados, os prazos acabam se mostrando mais apertados que o normal. Entretanto, é exatamente nesse ponto que é necessário ter atenção.

Ocorre que muitas empresas, mesmo sem querer, acabam negligenciando esse fator e atrasando o envio. Isso obviamente pode acarretar em uma série de problemas que podem complicar seriamente o âmbito profissional do indivíduo.

Até mesmo porque, como dito anteriormente, as empresas que ainda não se adequaram e entraram no ritmo do eSocial, acabam recebendo multas correspondentes com a documentação e o atraso. Ou seja, ao utilizar os processos de admissão como exemplo, os atestados de saúde ocupacional são indispensáveis para que ocorra a construção correta do contrato trabalhista.

Dessa maneira, deve ser enviado até o dia anterior ao início das atividades do colaborador que está iniciando na corporação. Como dito anteriormente, por ser um prazo mais apertado, é imprescindível que o responsável saiba se organizar para que toda a documentação seja enviada em dia e, assim, evitar que multas sejam geradas.

A importância do eSocial

Mesmo que muitas pessoas neguem o fato, o eSocial trouxe maior facilidade para aqueles que se adaptam a ele. Afinal, ele proporciona um ótimo nível e um divisor de águas em relação à modernização das informações tributárias que dizem respeito ao contribuinte.

No entanto, é importante ressaltar que o eSocial não criou, de fato, algo novo. Porém, ele consolidou processos que facilitam a rotina administrativa da empresa e também garantir maior segurança dos dados.

Impactos positivos

Ou seja, o eSocial colaborou para que os dados coletados dos colaboradores da empresa, estejam presentes em um banco de dados seguro e único, diminuindo o transtorno e a burocracia de escritórios e setores gerais do RH. Assim, é possível realizar todas as funções de forma prática e sem perder a produtividade.

Afinal, o eSocial colaborou de grande forma para que as funções fossem otimizadas e até mesmo agregou determinados benefícios para as empresas, já que seus colaboradores não precisam desviar o foco e atenção de forma total de suas atividades diárias, bem como diminui a margem de erros e melhora a gestão de tempo, de forma geral.

O que significa SST no eSocial?

O SST no eSocial, nada mais é do que o envio de documentos dos colaboradores de uma empresa, para o governo, em relação a Saúde e Segurança do Trabalho. Ou seja, documentar que os funcionários possuem ou não um ambiente de trabalho saudável e seguro. Com equipamentos necessários para cada tipo de trabalho e setor, exames admissionais e demissionais em dia. Entre outras questões burocráticas e para o trabalhador possuir seus direitos.

Dentro do eSocial, há alguns eventos há serem cumpridos, ou seja, cada empresa precisa cumprir obrigações diferenciadas que correspondem ao SST. E são 6 os eventos específicos de Saúde e Segurança do Trabalho. E caso não sejam enviadas, a empresa corre o risco de receber multas de diferentes valores, então é necessário estar sempre acompanhando as datas limites para o envio dos eventos.

Como se preparar para os eventos de SST no eSocial?

É preciso estar de acordo com os documentos e datas necessárias para o envio dos eventos. Cada empresa está dentro de um grupo. São quatro os grupos, e cada um depende do tamanho da empresa, em relação aos seus lucros, funcionários ou se é órgão público ou privado.

Cada grupo possui uma data limite, e uma quantidade de documentos há serem enviados:

  • LTCAT: Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – NR 15/16
  • AET: Análise Ergonômica do Trabalho – NR 17
  • PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – NR 9
  • PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – NR 7
  • PCMAT: Programa de Condições e meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção – NR 18

Obs: Existem alguns segmentos de empresas que outros documentos substituem o PPRA, por exemplo, o PCMAT que é para indústria da construção.

Quais são os eventos de SST?

  • S 1060: Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S 2210: Comunicação de Acidente de Trabalho
  • S 2020: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
  • S 2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
  • S 2245:Treinamentos, Capacitações e Exercícios Simulados
  • S 2221: Exames Toxicológicos dos Motoristas Profissionais*

Obs: O evento S-2221 não trata-se de um evento de SST, porém será enviado junto com os demais citados.

Software de Saúde e Segurança do Trabalho para eSocial

Para atender aos negócios das mais variadas naturezas que passam por esse processo de adequação ao eSocial, o SOC (Software Integrado de Gestão Ocupacional) atua como especialista no setor. Somos uma empresa de tecnologia que detém um software de Medicina do Trabalho totalmente online e responsável por ajudar na gestão dos processos de SST.

Com a implementação do eSocial, nossa plataforma de serviços foi totalmente preparada para atender a essa nova demanda do governo. Ela garante aos nossos parceiros a automação desses processos e eficiência no cumprimento da nova legislação.

Por meio do software de eSocial desenvolvido pela SOC, oferecemos para empresas dos mais variados meios a gestão dos processos de SST.

Garantindo confiabilidade e proteção no envio dos dados para o governo.

Saúde e Segurança do Trabalho no eSocial

Com o eSocial, o setor de SST passa a reportar na nova plataforma do governo, dados e documentos variados. Entre eles estão:

  • treinamentos, capacitação e exercícios simulados;
  • controles e fatores de riscos ocupacionais;
  • monitoração da saúde do trabalhador (ASO);
  • gestão de afastamento temporário.

Como vimos, o envio dessas informações deve ser feito dentro do prazo estipulado pelo eSocial. Caso isso não ocorra, multas graves poderão ser geradas. É nesse sentido que o SOC surge como uma parceira das empresas, uma vez que nosso software irá cuidar da gestão desses processos.

Como isso é feito de forma confiável e com garantia de qualidade?

O SOC é uma das plataformas mais respeitadas do setor. Foi desenvolvido pela empresa AGE Technology, que atua há mais de 18 anos no mercado. E conta com um time com mais de 180 profissionais.

Nossa missão é, por meio de inovação constante, desenvolver softwares e serviços que contribuam para a entrega e excelência dos processos de TI e, assim, auxiliar na operação de nossos clientes.

Como visão, procuramos ser referência em inovação no segmento de softwares de Saúde e Segurança do Trabalho. Gerando novas oportunidades de negócios e serviços, como a própria implementação do eSocial para empresas.

O SOC atua junto ao Grupo de Trabalho Oficial do Governo para empresas pilotos de SST e mantém parceria com outros sistemas. Isso nos garante maior agilidade e integração na exportação de dados e arquivos exigidos pelo eSocial.

O SOC conta ainda com uma rede de apoio aos parceiros. Nossos serviços incluem treinamentos e materiais de apoio. Contando ainda com equipe de suporte técnico especializada em eSocial, apta a ajudar o cliente na implementação da plataforma.

Empresas e entidades do governo contribuem para a simplificação do eSocial

No inicio do mês de setembro representantes da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, Serpro e Dataprev se reuniram com representantes que compões o GT Confederativo em Brasília, para ser discutido a simplificação do eSocial.

O objetivo principal foi entrar em consenso sobre a nova proposta de leiautes do eSocial. Assim, atendendo as simplificações solicitadas pela sociedade civil. E também permitir ao governo as mudanças de algumas obrigações que são exigidas atualmente.

Segundo o portal oficial do eSocial, o Coordenador Geral do eSocial, Auditor Fiscal do Trabalho, João Paulo Ferreira Machado, conta que os encontros foram muito bons, trazendo a visão do que as empresas esperam do processo de melhoria.

“Todas as sugestões serão consideradas na avaliação do novo leiaute do eSocial. O novo eSocial será construído em conjunto pela sociedade e pelo Governo, considerando as dificuldades e experiências encontradas pelas empresas no passado. Além disso, conseguimos mostrar a necessidade de solicitar algumas informações para permitir a substituição de outras obrigações, evitar a duplicidade de obrigações e cumprir a missão legal dos entes partícipes.“

Além disso, a participação das empresas é de grande importância, para que a plataforma possa se tornar mais objetiva e enxuta. Tendo a participação das empresas, o governo poderá entender a todos sem prejudicar as empresas que investiram no inicio do eSocial.

Tendo também a solicitação de reavaliação do cronograma, para que todos estejam a par das datas. Implementando as obrigações e eventos, assim as empresas podem ter tempo de se adaptar.

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