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Entenda por que construir uma rotina de trabalho

30 de setembro de 2021

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Quem atua na gestão de negócios precisa estar atento a formas de trazer melhores resultados. Muitas vezes, inclusive, essa atuação abarca questões bastante simples, mas que podem trazer efeitos surpreendentes. Por exemplo, você já pensou em como ter uma rotina de trabalho pode ser fundamental para atingir uma performance melhor?

Pois é, muitas pessoas encontram, justamente nisso, uma grande dificuldade. Afinal, como criar a melhor rotina para o seu dia a dia? De que forma isso impacta a sua produtividade? Neste artigo, nós vamos tirar as suas dúvidas sobre o tema e auxiliá-lo nessa jornada. Boa leitura!

Entenda o que é prioridade

Um primeiro ponto para ter uma boa rotina de trabalho, que seja eficiente e, de fato, produtiva, é, justamente, definir quais são as primeiras questões que devem ser resolvidas no início do dia em razão de serem mais urgentes, entrando em “primeiro lugar” na ordem de atividades. Assim, é possível organizar um cotidiano que possa ser mais consistente, com um menor risco de erros e que não leve a atrasos nas ações diárias. Portanto, no final de cada dia, uma boa prática é analisar se já foram listadas as prioridades dos próximos.

É importante, inclusive, que, de tempos em tempos, essas prioridades sejam reavaliadas, pois há mudanças nos modos de produção da empresa que podem ocorrer e, assim, torna-se importante alterar a ordem do dia. Além disso, será que as suas rotinas têm sido eficientes? Ou há etapas que estão mais burocratizando os processos do que, de fato, trazendo os resultados esperados? Eliminar questões desnecessárias é também potencializar o seu cotidiano.

Analise a equipe e os resultados obtidos

Outro ponto para construir boas rotinas de trabalho na empresa é analisar recorrentemente quais são os resultados das equipes. Será que é possível, por exemplo, mexer em alguns pontos para trazer melhores números? Será que as rotinas são, de fato, as mais adequadas para os times?

Muitas vezes, como falamos antes, há etapas que são desnecessárias e, assim, pode ser interessante enxugá-las para trazer processos mais eficientes e produtivos para o cotidiano. Contudo, isso só será possível de ser avaliado se você monitorar os times e compreender como são os processos internos de cada um deles.

A cada mudança, verifique também se os resultados vêm sendo positivos ou negativos e cheque se há necessidade de mexer em todos os processos ou, então, de realizar alterações pontuais. Não deixe de realizar essa avaliação periodicamente, ok?

Defina as tarefas

Ter uma rotina envolve saber quais são as questões às quais você estará atento ao longo de um dia produtivo e que se repetirão no cotidiano. Nesse sentido, um dos pontos que devem ter a sua atenção é a identificação das tarefas que são periódicas. Por exemplo, para um prestador de serviços na área de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), acompanhar a sua agenda do dia deve ser uma tarefa diária. Por isso, essa deve ser uma atividade presente no cotidiano.

Além disso, quando você define tarefas e deixa-as explícitas, consegue visualizar a sua ordem do dia e a das equipes de forma mais clara. Isso é fundamental, principalmente para você que deseja ter uma melhor organização do tempo e evitar atrasos e atropelos na sua rotina.

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Por isso, pode ser importante colocar todas as suas atribuições no papel e identificar quais são as mais urgentes e quanto tempo elas demandam e analisar de que forma elas podem ser inseridas no expediente, criando uma rotina que seja mais eficiente e funcional dentro das suas atividades.

Faça um dashboard com as tarefas

Quando falamos em colocar no papel, isso significa ter formas de visualização da sua rotina de trabalho. Quando você consegue criar um dashboard que permite visualizar um período como um todo, é possível ter uma maior dimensão do que há pela frente para ser realizado.

Vamos supor que você tenha uma grande entrega para ser feita em 30 dias. Ao vislumbrar o planejamento mensal, é possível constituir um cotidiano de atribuições que permita “quebrar” essa grande entrega em fases pequenas, de forma que ela possa ser concluída sem maiores problemas.

Isso só é viável quando você consegue ter uma dimensão do todo que cerca as suas atividades de Saúde e Segurança do Trabalho (SST). A partir disso, é possível entender o que é passível de flexibilização, o que não pode mudar, aquilo que é dispensável e o que não pode deixar de estar na ordem do dia.

Há algumas formas para fazê-lo. Você pode, por exemplo, criar uma parede com post-its, o que permite o remanejo dos itens de acordo com as demandas e as necessidades existentes. É possível também contar com a tecnologia, como sistemas específicos para a área de SST.

Mantenha o ambiente organizado

Rotinas de trabalho devem estar devidamente alinhadas com uma boa organização. Isso passa por diversos pontos, desde o que falamos acerca de como analisar as rotinas e tarefas diárias até a forma de colocar em prática esse tipo de ação sobre o próprio ambiente laboral.

Quer ver um exemplo? Um local desorganizado pode levar a perdas de documentos e demandar um maior tempo para a realização de tarefas. É possível, ainda, que haja perdas de prazos que podem levar a sanções dos órgãos governamentais aplicadas sobre os seus clientes. Então, se você precisa, por exemplo, acompanhar documentos impressos, é fundamental deixá-los separados e organizados segundo as prioridades do dia.

Assim, analise se o seu escritório está, de fato, organizado para as suas rotinas. Lembre-se de que quanto mais otimizado ele estiver, melhor será o seu fluxo de trabalho. Por isso, mantenha o hábito de sempre, no final do dia, deixar o espaço adequado para o próximo. Sem preguiça, ok?

Como visto, construir uma rotina de trabalho eficiente é fundamental para que você possa alavancar resultados, mas não só para isso. É importante também fazê-lo para minimizar impactos, atrasos e falhas que podem complicar a sua jornada como prestador de serviço para a área de Saúde e Segurança no Trabalho (SST).

E então? Este conteúdo ajudou você a tirar as suas dúvidas e conseguir criar uma rotina mais organizada? Agora, não deixe de compartilhar este post em suas redes sociais e leve-o para mais pessoas que tenham interesse no tema.

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