O que é o arquivo XML?
O arquivo XML é o documento que as empresas devem enviar ao e-Social para demonstrar as ações (chamadas de eventos) realizadas com funcionários e estagiários. O arquivo precisa ser enviado nesse formato para que todas as informações sejam padronizadas.
Os serviços de Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho precisam, como qualquer empresa, estar cumprindo as regras do e-Social. Para a criação do arquivo XML, é necessário contar com um software específico. Muitas empresas possuem softwares de gestão integrada que possuem a função de criar o arquivo.
No entanto, a maioria das empresas pequenas não têm um sistema para realizar as ações relacionadas à folha de pagamento dos empregados. O que fazer nesses casos? É preciso contratar um serviço específico? Neste artigo você vai descobrir tudo sobre XML em Clínicas SST.
eSocial
Obrigatoriedade do e-Social
Desde 1º de julho de 2018 o e-Social passou a ser obrigatório para todas as empresas. A ferramenta é fundamental para consolidar as obrigações relacionadas à área trabalhista. Com a plataforma as organizações conseguem enviar de uma só vez todas as informações sobre empregados e estagiários.
e-Social e SST
O e-Social divide os eventos de Saúde e Segurança do trabalho que precisam ser enviados entre as diversas categorias. Elas são nomeadas com os códigos: S-2245, S-2221, S-220, S-2210 e S-1060. Cada uma possui especificações, mas abaixo você vai ler um resumo de cada uma.
S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações
Esse evento serve para descrever as informações sobre treinamentos, capacitações e exercícios simulados que foram realizados na empresa. Além disso, o e-Social exige que sejam descritas também quaisquer informações sobre a autorização de trabalhadores para realizar intervenções e instalações elétricas em máquinas e equipamentos.
S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional
Esse evento deve ser incluído no arquivo XML quando um motorista profissional realiza exame toxicológico.
S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
Nesse evento, devem ser descritas as avaliações clínicas que foram feitas com o objetivo de avaliar a saúde do trabalhador. A descrição deve abarcar todo o vínculo laboral de cada trabalhador, incluindo estágio e exames complementares realizados por ele, assim como as respectivas datas e conclusões.
S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT
Quando há acidente de trabalho, esse evento é criado para a prestação de informações. É preciso utilizá-lo mesmo nos casos em que o trabalhador não precisou ser afastado da atividade exercida.
S-1060 – Ambientes de trabalho
A descrição do ambiente de trabalho para que os colaboradores exerçam suas atividades. É preciso descrever cada ambiente, apresentando o porquê do risco.
S-2240 – Fatores de risco
Nesse evento devem ser descritas todas as informações relativas às condições do ambiente de trabalho. Ou seja, em vez da descrição em si, que é o caso do S-1060, trata-se da descrição dos fatores de risco aos quais o trabalhador está exposto. Além disso, é preciso descrever as condições de insalubridade e periculosidade, além de uma aposentadoria especial.
O arquivo XML
O que é o arquivo XML
De maneira clara, podemos dizer que um arquivo XML é a escrita que os computadores entendem. A sigla em inglês significa Extensible Markup Language, ou seja, linguagem de marcação extensível.
O nome complexo significa que se trata de um conjunto de códigos aplicados em textos e documentos. O formato apresenta as características de ser de fácil compartilhamento e leitura por computadores e dispositivos, além de proteger as informações enviadas.
Por que o arquivo é XML
O arquivo deve ser enviado em XML para o e-Social em razão da padronização que o governo utiliza para facilitar a leitura. O arquivo XML organiza os seus dados de maneira hierárquica, contendo textos, dados e vetores.
Com a padronização das informações e sequência de dados, é mais fácil que o conteúdo seja integrado em diferentes linguagens, além de facilitar a segmentação. O e-Social determina que a cada evento um arquivo de XML novo seja gerado, com as informações específicas sobre as atualizações.
Quando enviar o arquivo XML
O e-Social estabelece que o arquivo xml deve ser gerado pela clínica SST sempre que houver uma movimentação do trabalhador. Nisso se enquadram mudança de função, exame adimensional ou periódico e desligamento.
Quando não é preciso enviar o arquivo XML
Só não é preciso gerar e enviar o arquivo XML quando não houver nenhuma movimentação de trabalhador no mês.
Como enviar o XML para o e-Social
Formatação e envio do arquivo
Os arquivos só são aceitos pelo e-Social se obedecerem a um padrão, atendendo a um modelo específico de layout e regras de validação. Para enviá-lo é preciso utilizar um software ou pelo próprio portal do e-Social.
Gerando o XML pelo portal
No portal e-Social é possível ter acesso ao módulo no qual a empresa se adéqua, um sistema customizado para prestar informações. No final do processo, o sistema gera o arquivo referente ao evento para enviar ao e-Social.
Gerando o XML por um software de gestão
Os softwares são utilizados por muitas empresas para gerir a folha de pagamento, recursos humanos e outras áreas da empresa. Esses softwares têm o recurso de geração dos arquivos para o e-Social no formato XML.
Software para SST
O software para SST serve para centralizar todos os dados necessários e mantê-los atualizados. Assim, o risco de esquecer-se de alguma informação ou errar na descrição é menor. O processo se torna totalmente alinhado com as normas, pois sua função é transmitir o arquivo XML para o e-Social.
Como você percebeu, não é difícil compreender a necessidade e como funciona o envio do arquivo XML. No entanto, independentemente da forma de envio, o software é necessário para a criação do arquivo XML.
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