Uma Ordem de Serviço (OS) na segurança do trabalho é um documento obrigatório, previsto na NR 1 e na CLT, que instrui os trabalhadores sobre as precauções a tomar para evitar acidentes e doenças ocupacionais. Ela detalha as tarefas, riscos e medidas de prevenção específicas para cada atividade, garantindo que os colaboradores estejam cientes dos riscos e de como se proteger.
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O documento deve ser elaborado para formalizar e organizar a execução de qualquer tipo de serviço, seja interno ou externo, e deve ser emitida sempre antes do início da prestação do serviço. A OS serve como um guia para o profissional que irá realizar o serviço, detalhando o que precisa ser feito, os materiais necessários, o local da prestação e outras informações relevantes.
Como elaborar uma Ordem de Serviço?
Para elaborar uma Ordem de Serviço (OS), o primeiro passo é definir o seu propósito e o tipo de serviço que será prestado. Em seguida, é preciso criar uma estrutura clara com os seguintes elementos: cabeçalho com informações de identificação da empresa, do cliente e do serviço, descrição detalhada do serviço a ser realizado, prazos, recursos necessários, responsabilidades, termos e condições, assinatura e aprovação.
Entre os passos, estão:
- Definir o propósito e o tipo de serviço que será prestado: coloque o objetivo da OS e qual o tipo, podendo ser manutenção, instalação ou outros.
- Cabeçalho: incluir as informações de identificação da empresa, do cliente, da OS (número e data de emissão) e do local da realização do serviço.
- Descrição detalhada: relatar o que será feito, como será feito e quais os materiais e equipamentos a serem utilizados.
- Prazos: definir o prazo para início e conclusão do serviço e, se for o caso, os prazos para etapas específicas.
- Recursos necessários: listar os materiais, ferramentas, equipamentos e equipe necessária para a execução do serviço.
- Responsabilidades: definir quais serão as responsabilidades de cada parte envolvida (empresa, cliente, equipe técnica e outras).
- Termos e condições: em toda ordem de serviço, deve-se incluir cláusulas sobre garantia, condições de pagamento, formas de rescisão e outras condições.
- Assinatura e aprovação: incluir campos para assinatura do cliente e do responsável pela empresa, indicando a concordância com os termos da OS.
- Anexos e referências: caso for necessário, incluir anexos como fotos, laudos técnicos ou referências.
- Linguagem formal e clara: utilizar uma linguagem formal, culta e precisa, evitando ambiguidades e termos técnicos sem explicação.
- Padronização: definir um modelo padrão para a OS, facilitando o controle e a organização.
- Ferramentas: utilizar softwares, como o SOC, para gestão de ordens de serviço para automatizar e facilitar o processo.
Quem deve elaborar a Ordem de Serviço?
A responsabilidade pela elaboração da Ordem de Serviço (OS) recai sobre o empregador. A NR 1, no seu item 1.7, define que é do empregador a obrigação de elaborar e emitir ordens de serviço para informar os trabalhadores sobre os riscos existentes no ambiente de trabalho e as medidas preventivas a serem tomadas.
Informações que não podem faltar em uma OS
Existem informações que são extremamente importantes e que não podem faltar na OS, como dito anteriormente, todos os detalhes devem ser descritos. As medidas de prevenção que são adotadas para minimizar riscos devem conter no documento, como o uso de EPI e EPC. Além das informações sobre o uso correto destes equipamentos, incluindo tipo, manutenção e armazenamento, além de orientar sobre os treinamentos específicos para a função e atividade.
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Na OS, também devem conter os procedimentos em caso de acidente. Como contatos de emergência, primeiros socorros e outros.
A OS é um instrumento fundamental para garantir a segurança e saúde dos trabalhadores, além de fortalecer a segurança jurídica da empresa. Ao instruir os trabalhadores sobre os riscos e as medidas de prevenção, a OS contribui para a redução de acidentes e doenças ocupacionais. Além disso, a ordem de serviço pode ser usada como prova em processos judiciais, caso haja algum acidente ou reclamatória trabalhista.
Ao elaborar e implementar uma ordem de serviço, a empresa demonstra seu compromisso com a segurança e saúde dos trabalhadores, cumprindo as exigências legais e melhorando a cultura de prevenção de acidentes.
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