A gestão de documentos, entre elas, a gestão eletrônica, é uma forma de manter os documentos de SST organizados e seguros
A emissão de documentos importantes sobre gestão ocupacional, incluindo exames laborais, faz parte do escopo diário de atividades dos prestadores de serviço em saúde e segurança do trabalho. Contudo, a quantidade de documentos gerados em razão dos exames laborais pode ser tão volumosa, que se torna um grande desafio fazer a gestão de todos os arquivos, organizando-os, classificando-os e mantendo-os em segurança. Além dos arquivos físicos, muitas empresas prestadoras de serviços em segurança e saúde ocupacional fazem uso da gestão eletrônica de documentos, e em ambos os casos é preciso um esforço adicional para mantê-los organizados e bem estruturados.
Sendo assim, elegemos quatro dicas para otimizar a gestão de documentos nas clínicas de SST com o objetivo de reduzir custos nas empresas e aproveitar melhor o tempo de serviço dos funcionários.
Organização do arquivo físico
O ideal é que todos os arquivos físicos sejam padronizados e classificados por tipo de documento que vão abrigar. Dentro dos arquivos, que podem ser armários com gavetas, caixas de metal ou de madeira, os documentos devem ser separados por pastas etiquetadas, indicando o tipo de documento armazenado e a data de emissão dele, além de outras classificações que possam ajudar na hora de pesquisar a papelada.
O arquivo precisa de atenção!
Se a sua clínica não tem um funcionário para trabalhar, exclusivamente, com a organização do arquivo físico, delegue essa tarefa a algum colaborador, instruindo-o para dedicar, pelo menos, 15 minutos diários na classificação de toda a documentação. Ele pode arquivar novos documentos em pastas já existentes, criar pastas novas e levar outros documentos para o arquivo morto. E vale lembrar que a manutenção frequente do arquivo da clínica evita o acúmulo de trabalho.
Faça backups
No caso de documentos digitalizados, lembre-se de manter backup de tudo como forma de reduzir as chances de perdas de arquivos nos computadores. Além de um pendrive e da HD externa, manter os arquivos em sistema online, ou na nuvem, é um modo de garantir acesso aos documentos com total segurança e sem risco de ataques de vírus.
Adote um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED)
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é a gestão dos diferentes tipos de documentos em uma empresa utilizando softwares de armazenamento. Uma ferramenta como o SOCGED, um dos módulos gerenciais do SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional, permite a digitalização e armazenamento em nuvem todos os documentos de saúde e segurança do trabalho, contribuindo também para elevar a produtividade dos colaborares dos prestadores de serviços.
O módulo SOCGED organiza os documentos relacionados à Política de SST, com certificações e assinaturas biométricas para a manutenção do acervo, além de poder criar novos documentos virtuais. A impressão de documentos só é realizada quando necessário, evitando o desperdício de papel e reduzindo custos para a empresa.
