A Gestão de SST sem papel traz diversos benefícios para as empresas que vão desde uma boa reputação, até redução de custos.
Redução de custos, otimização de espaço e ainda ajudar o meio ambiente… Fazer a gestão de saúde e segurança do trabalho sem papel só traz benefícios.
>> SST e Sustentabilidade trabalham juntos para um futuro melhor
A Gestão de SST engloba diversos tipos de documentos, como programas de prevenção de riscos, laudos técnicos, registros de treinamentos, fichas de EPI, relatórios de inspeções, planos de ação corretiva, e comunicações de acidentes de trabalho. Esses documentos são fundamentais para garantir a conformidade legal, promover um ambiente de trabalho seguro e saudável, e facilitar a tomada de decisões baseada em evidência. No entanto, esses documentos precisam ser armazenados em um local, e precisam estar seguros, e o papel, não é o melhor meio.
Conceito ‘paperless’ – Gestão de SST sem papel
O conceito de “paperless” (ou “sem papel”, em português) refere-se à prática de reduzir ou eliminar o uso de papel em processos e operações, substituindo documentos físicos por versões digitais. Essa abordagem é comum em ambientes corporativos, governamentais e educacionais, e está ligada à transformação digital e à sustentabilidade.
Com isso, as empresas passam a digitalizar seus documentos, automatizar seus processos, armazenar documentos em nuvem, e tudo isso traz mais eficiência e economia.
Benefícios de manter os documentos em nuvem
Manter os documentos em nuvem traz uma série de benefícios para as empresas, entre eles estão:
- Acesso rápido e remoto: todos podem acessar os documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento.
- Atualização em tempo real: documentos na nuvem podem ser atualizados instantaneamente, garantindo que todos tenham acesso à versão mais recente.
- Segurança da informação: utilizando softwares que mantém um documento em nuvem, você tem criptografia, backups automáticos e controle de acesso. Dessa maneira, o risco de perda de dados por falhas físicas é minimizado.
- Organização e padronização: a nuvem facilita a categorização e o arquivamento de documentos como o PCMSO, LTCAT, ASO e outros.
- Ajuda a manter a conformidade com a legislação: com toda a organização da nuvem, não há perda de documentos e de prazos, sendo assim, mais simples de cumprir e seguir normas regulamentadoras como a NR-1 e outras.
- Auxílio na tomada de decisões: com dados centralizados, é mais fácil gerar relatórios, identificar tendências e planejar ações preventivas.
- Redução de custos: com a redução de papel, a empresa não necessitará de um espaço físico para o armazenamento e não gastará insumos com armazenamento físico e impressão de documentos.
- Facilidade em autorias e fiscalizações: os documentos podem ser compartilhados com auditores de forma rápida e segura. Isso melhora a imagem da empresa perante os órgãos fiscalizadores.
Quanto uma empresa pode economizar ao fazer uma Gestão de SST sem papel?
Os gastos com documentos físicos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) podem ser consideráveis para as empresas. Além dos custos diretos com papel, impressão e armazenamento, há também os custos indiretos relacionados ao tempo gasto na organização, busca e manuseio desses documentos. Ou seja, ao ‘colocar na ponta do lápis’, a sua empresa pode estar gastando muito mais do que deveria.
>> Uso de papel em empresas impacta diretamente o meio ambiente
Entre os custos diretos, podemos falar sobre o próprio papel, que é utilizado para impressão de documentos, como o PPRA, PCMSO, ASO e outros, assim gerando um gasto significativo. E falando em impressão, este já é outro gasto, com impressoras, toners e as manutenções.
Entre os custos indiretos, estão o tempo. Já parou para pensar no tempo gasto pelos funcionários na organização, busca e manuseio destes documentos físicos? É importante considerar. Além disso, podem ocorrer muitas perdas de documentos, que geram retrabalhos, e até mesmo problemas legais para a empresa. Além de que, a dificuldade em localizar os documentos é um problema, e em caso de emergência, pode demorar a ter acesso às informações que precisa.
Leia mais em: Gastos com documentos físicos de SST
O SOC pode te ajudar nesta transformação digital
A transformação digital proporciona grandes benefícios e já é uma realidade nas empresas brasileiras. Com o objetivo de simplificar a vida dos usuários, o SOC reuniu todas as funcionalidades necessárias para tornar a sua empresa sem papel com o novo SOC Digital.
>> Os benefícios do SOC Digital
Pensando nisso, o SOC Digital é composto por três principais funcionalidades responsáveis por otimizar a sua Gestão Ocupacional sem papel. Em outras palavras, o SOCGED, a Assinatura Biométrica e a Assinatura Digital permitem um processo totalmente integrado e digital.
Um software integrado de SST, como o SOC, funciona totalmente online e você pode acessá-lo por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, além de compartilhar as informações em tempo real entre as equipes. Com isso, a empresa ganha melhor integração dos dados e um elevado nível de segurança contra invasões ou extravios.
Um dos recursos fundamentais para realizar a gestão de documentos é por meio do SOCGED. Ele é o repositório do SOC utilizado para o controle, armazenamento e compartilhamento de arquivos internos e externos, de forma prática e sem limite de espaço para versionamento de documentos.
Fazer uma gestão de SST sem papel é uma decisão estratégica que traz diversos benefícios para empresas de todos os portes.
Selo SOC Tree
Como forma de incentivo, o SOC, software para gestão de saúde e segurança do trabalho, criou um selo chamado “SOC Tree” para que os clientes possam participar deste movimento e mostrar, ao mercado, que conseguiram reduzir consideravelmente a quantidade de impressões de papel no dia a dia.
Em média, a cada 1 hora, 5 árvores são salvas todos os dias via SOC, e em um ano, cerca de 23 mil árvores são salvas.
Esse selo pode ser solicitado diretamente no Portal do cliente de forma gratuita para as empresas clientes do SOC.
Veja recursos do SOC Digital
Um de seus recursos é o SOC Digital, onde você pode migrar para processos digitais, como:
- SOCSign – Dê adeus à burocracia ao assinar seus documentos: Com funcionalidades avançadas, nossa extensão permite a coleta biométrica e a assinatura biométrica, garantindo autenticidade e segurança em cada transação. Ainda, a extensão identifica automaticamente os certificados digitais já instalados no seu computador, tornando o processo de assinatura digital mais ágil e eficiente
- Reconhecimento Facial na Entrega de EPI: tecnologia que permite a utilização de reconhecimento facial na Gestão de EPIs. Além de agilizar as assinaturas, o processo também garante segurança e conformidade nas entregas de EPIs, permitindo aos usuários a validação de assinaturas de maneira eficiente.me
- SOCGED: O SOC tem a certificação de Segurança da Informação (ISO 27001) e de Segurança de Dados (ISO 27701) para apoiar e proteger os dados. Por isso, sua empresa pode contar com o armazenamento dos seus documentos na nuvem neste repositório de dados de forma íntegra e confiável. Por meio do SOCGED, é possível realizar uma Gestão de Documentos de forma estratégica e digital, permitindo o controle do fluxo de dados e o envio das informações para Clientes, Parceiros e até mesmo para o Governo Federal, como no caso do eSocial.
>> Ajude o meio ambiente com as tecnologias do SOC Digital
O SOC te ajuda com mais de 300 funcionalidades 100% online
O SOC possui mais de 300 funcionalidades para gestão completa de saúde e segurança do trabalho. Veja algumas funcionalidades exclusivas do sistema:
- SOC Digital: o SOC é um sistema 100% sem papel, e a cada 1 hora, 5 árvores são salvas todos os dias. Com o SOC, é possível utilizar biometria, assinatura digital e ainda ter o SOCGED, para armazenar todos os seus arquivos em um só lugar.
- Aplicativo MEUSOC: o aplicativo MEUSOC é exclusivo para clientes SOC liberarem a seus funcionários. O aplicativo ajuda a otimizar a operação entre empresa e funcionário com funcionalidades exclusivas que permitem dar autonomia para seus funcionários realizarem processos e consultarem documentos.
- Rede SOCNET: o SOC possui uma rede credenciada SOCNET, a primeira e mais completa rede do mercado. Onde é possível encontrar prestadores e ser encontrado em todo o território brasileiro.
- Portal do cliente SOCRH: tenha um sistema integrado ao SOC que conecta as informações relacionadas à SST entre prestador e RH.
- SIA – Inteligência artificial: utilize a inteligência artificial do SOC para otimizar processos e ajudar na tomada de decisões.
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