Diversas áreas têm obrigações que são solicitadas por órgãos do governo federal como uma forma de controle sobre as empresas, evitando fraudes e sonegações. Isso protege também os trabalhadores, que precisam estar em um ambiente seguro para as suas atividades.
Com isso, o SST eSocial foi criado para esse fim, como uma forma de permitir uma maior integração das informações. Por isso, é importante que as clínicas médicas de Saúde e Segurança do Trabalho estejam atentas para a sua adoção de forma eficiente.
Vamos falar, neste texto, sobre o seu uso em clínicas de Medicina e Segurança do Trabalho e tirar as suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura!
O conceito do eSocial
O eSocial é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. É uma forma de facilitar o envio de informações sobre empregados e estagiários, bem como de permitir uma melhor fiscalização por parte dos órgãos de governo.
Assim, é, atualmente, a plataforma utilizada para o envio das obrigações acessórias do governo no que concerne à área trabalhista. O seu objetivo é também facilitar os processos por meio da centralização dos dados em um único lugar e o controle, evitando possíveis problemas com a sonegação fiscal.
Por meio dele, foi viável substituir algumas obrigações, tais como:
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS);
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho);
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
- Livro de Registro.
O uso do eSocial nas clínicas de Medicina e Segurança do Trabalho
O eSocial chegou em julho de 2019 à área de Saúde Ocupacional e Medicina do Trabalho, trazendo uma série de obrigatoriedades para que os profissionais que cuidam da clínica cumpram na plataforma. Isso permitiu, por exemplo, facilitar o envio de documentos para que fiquem registrados nos sistemas do governo. Alguns dos principais solicitados são:
- registro de Riscos Ambientais;
- comprovante do pagamento do adicional de insalubridade, de periculosidade e de aposentadorias especiais;
- FAP (Fator Acidentário de Prevenção);
- laudo PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programação de Prevenção de Riscos Ambientais);
- atestado de saúde ocupacional (ASO), que demonstra se o funcionário está apto ou não para a realização do serviço;
- laudo LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho);
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- dados de afastamento e retorno ao trabalho devido a acidentes, doenças do trabalho ou, então, não relacionadas à função;
- documentação que comprove a realização de exames ocupacionais obrigatórios (admissionais, periódicos e demissionais).
O checklist para evitar erros na implementação do eSocial
Para não deixar nenhum ponto de fora, é importante que você aplique alguns passos para garantir não só a exatidão, mas também a realização dos próprios processos. Para auxiliar nessa adaptação, de forma a garantir a minimização de erros, veja alguns passos a seguir.
Faça um mapeamento de dados
Verifique se você está coletando, realmente, todos os dados necessários para a realização dos procedimentos exigidos pela legislação para o envio ao eSocial. Lembre-se de que as exigências podem variar com o tempo, portanto, esteja atento para as possíveis mudanças que possam vir a surgir futuramente.
Assim, consciente de quais são as informações necessárias, você saberá o que solicitar para os negócios no atendimento aos colaboradores deles e conseguirá minimizar possíveis erros e falhas futuras.
Revise o cadastro dos colaboradores das empresas
Quando você atende a empresas específicas, é importante analisar se o cadastro dos colaboradores está correto e devidamente atualizado. Assim, é fundamental ter esse contato com o negócio para a troca de informações e para ter uma base realmente segura de dados para as atividades da clínica.
É importante ressaltar um ponto: a partir da entrada em vigor da LGPD, é imprescindível que as clínicas tenham o consentimento das pessoas cujos dados estão em contato com o seu negócio. Isso deve ser feito de forma consciente e expressa. Essa necessidade existe, pois, caso contrário, a sua clínica poderá sofrer sanções futuras.
Analise possíveis alterações de exigência do eSocial
Constantemente, o governo federal atualiza questões referentes ao eSocial e que levam a alterações importantes às quais as empresas de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) devem estar atentas. Por exemplo, em 2019, ocorreu a inclusão da necessidade de revisão do PCMSO a cada 12 meses.
Assim, a sua corporação poderá atentar para as mudanças e começar a adaptação previamente, antes que se torne uma exigência. Com isso, é possível minimizar erros e garantir a excelência nos processos de atualização do eSocial.
A adequação da sua clínica para o uso do SST eSocial
As clínicas de Saúde e Segurança do Trabalho precisam utilizar o eSocial em suas rotinas, já que as obrigações mencionadas devem ser enviadas por meio da plataforma. Assim, é importante que a sua empresa esteja pronta para adotá-lo e evitar erros no processo.
Uma das formas de facilitar as obrigações do eSocial é utilizando um sistema que permita o envio dos documentos de forma descomplicada, integrado com a plataforma do governo. Essa solução pode ser interessante porque os dados precisam ser enviados em formato .xml, o que pode ser uma dificuldade técnica para os colaboradores. Assim, o envio das informações nos prazos corretos é viabilizado.
O sistema, que é utilizado também para a emissão dos documentos, quando integrado à plataforma do eSocial, permite o envio automático, dentro do formato e dos parâmetros exigidos pela legislação atual. Logo, não é preciso pensar na elaboração e na conversão do documento para submetê-lo.
Apesar das exigências administrativas relacionadas com a Segurança e Medicina do Trabalho no período de pandemia, é fundamental aproveitar para se preparar para a retomada das obrigatoriedades com maior eficiência, adotando soluções focadas nesse setor. Lembre-se de que o governo já apresentou o novo cronograma para 2021.
Assim, é possível ter benefícios, tais como:
- menor índice de retrabalho;
- maior produtividade;
- maior agilidade;
- menores chances de perda de prazo;
- menores chances de erros na elaboração da documentação, entre outros.
O SST eSocial é fundamental para garantir não só maior controle por parte do governo, mas também para que o seu negócio consiga centralizar o envio de documentos sem a necessidade de recorrer a uma série de questões burocráticas.
Agora, para entender melhor a relação do eSocial com a gestão de Segurança do Trabalho, leia o nosso outro artigo e tire as suas dúvidas sobre o assunto.
