As empresas estão, cada vez mais, investindo em formas de trazer praticidade para o dia a dia, de acordo com as inovações existentes no mercado. Com isso, é possível introduzir lógicas mais eficientes, automatizar tarefas e potencializar a gestão.
Os documentos, por exemplo, são itens fundamentais para qualquer profissional. E, para a área de Saúde e Segurança no Trabalho (SST), eles são imprescindíveis. Afinal, por meio deles, é viável cumprir as obrigações necessárias dispostas pela legislação vigente, evitando perdas de prazos e falhas.
Diante disso, confira como realizar uma gestão de documentos eficiente e tire as suas dúvidas sobre o tema a seguir. Boa leitura!
Como realizar uma gestão de documentos eficiente na empresa?
Para uma adoção eficiente de uma gestão de documentos, é preciso pensar em uma série de medidas importantes para que tudo funcione adequadamente. Confira alguns passos a seguir para esse fim!
Aplique a digitalização de documentos
Um primeiro passo para uma gestão mais eficiente é realizar o processo de digitalização dos documentos da empresa. Isso passa por duas etapas importantes:
- o ato de elaboração dos documentos no modelo digital, que pode ser executado do início ao fim nesse padrão. Assim, os processos de redação, assinatura (por meio de assinatura digital) e armazenamento devem ser realizados desse modo;
- a digitalização dos documentos que estão no modelo físico, permitindo o armazenamento digital.
Com isso, é possível trazer um novo direcionamento para esse tipo de ação e, assim, fazer com que já seja introduzida a lógica de transformação digital em seu negócio.
Invista em armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma alternativa cada vez mais utilizada pelos negócios, principalmente por ser uma opção que permite o acesso aos documentos a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Isso pode ser interessante especialmente para quem trabalha com equipes remotas ou com a necessidade de intercambiar arquivos entre dispositivos distintos.
Por exemplo, se um gestor de obras precisa acessar um documento produzido pelas equipes que estão no escritório, ele não tem a necessidade de solicitar que alguém o envie. Basta que ele acesse o sistema e obtenha o arquivo. Assim, os processos são acelerados e os gargalos no dia a dia são evitados.
Além disso, por meio do armazenamento em nuvem, os seus documentos estarão protegidos em servidores seguros, com todos os protocolos de segurança necessários para evitar perdas e prejuízos. Outro ponto positivo é o fato de não estar sujeito a problemas, como desastres tecnológicos, desmoronamentos, alagamentos, perdas de equipamento, entre outros.
Implemente níveis de acesso
Outro ponto importante é promover o controle e definir níveis de acesso no uso dos seus sistemas de gestão de documentos. Quando você deixa todos os documentos disponíveis para que todos acessem, abre a guarda para brechas de vulnerabilidade e ações de cibercriminosos.
Por isso, ao adotar esse mecanismo, você limita os pontos de ação que essas pessoas podem utilizar para obter dados sigilosos do seu negócio. Além disso, informações estratégicas podem ser fornecidas para concorrentes por pessoas mal-intencionadas. Por isso, é importante que você adote esse mecanismo como forma de proteção.
Tenha um software de gestão de documentos
Para auxiliá-lo na adoção de todos os pontos anteriores, é importante ter um software de gestão de documentos. Por meio dele, é possível realizar de forma mais ordenada e consistente o processo de adaptação para a digitalização de documentos.
Além disso, o próprio sistema já faz o armazenamento em um serviço de cloud computing devidamente seguro e que permita o acesso aos documentos de forma facilitada no dia a dia. Outro ponto importante é que o sistema permite incluir os níveis de acesso e controles específicos. Assim, é possível garantir maior dinamismo e modernidade, sem perder a segurança necessária para os documentos do seu negócio.
Quais os benefícios de uma boa gestão de documentos na empresa?
Um dos principais motivos para optar por uma boa gestão de documentos na empresa tem relação com os diversos benefícios que boas estratégias trazem para esse fim. Confira os principais a seguir!
Acompanhamento integral dos processos
Um dos principais pontos para a adoção do gerenciamento de documentos é a possibilidade de ter um acompanhamento integral dos processos da empresa em um mesmo local. Afinal, anteriormente, muitas questões trabalhadas apenas por documentos físicos não chegavam a todos os gestores justamente porque eles ficavam restritos a um local físico específico.
Assim, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos, é possível garantir que todas as informações estarão ao alcance de todos os gestores, o que permite uma visão holística do negócio. Isso é algo cada vez mais estimulado e necessário nas empresas.
Por exemplo, se um determinado setor precisa aguardar os dados de liberação de licitações ou de compra de insumos, ao ter essas informações disponíveis em seu dashboard, será possível já conferir as atualizações e começar as atividades tão logo os dados sejam inseridos no sistema.
Facilitação da administração dos projetos
Quando os gestores são responsáveis por diversos projetos simultâneos, ter um acompanhamento preciso pode ser um pouco mais difícil. Assim, por meio de um sistema, é possível acompanhar cada projeto em seu dashboard, bem como as atualizações, e verificar, assim, os dados e informações de cada um deles.
Desse modo, é viável tomar decisões mais bem embasadas, orientadas a dados e com maior proatividade. Com isso, são identificadas potenciais crises chegando ou, então, oportunidades de crescimento e é possível concretizá-las no timing adequado.
Maior segurança e mais proteção para documentos
Por meio de uma gestão de documentos eficiente, é possível gerar maior segurança e mais proteção. Anteriormente, por exemplo, os arquivos físicos estavam suscetíveis à deterioração pelo tempo e à umidade, sob risco em caso de inundações e incêndios, entre outros pontos.
Quando feito sem um sistema orientado, você pode perder documentos no processo de digitalização. Executando-o adequadamente, porém, é possível gerar maior segurança e proteção para as suas informações, minimizando possíveis erros e garantindo uma gestão mais eficiente.
Como o SOC pode auxiliá-lo nesse processo?
Como você viu ao longo deste artigo, softwares específicos permitem gerar uma melhor gestão de documentos do seu negócio. Para isso, é fundamental contar com soluções inovadoras e que tenham o melhor custo-benefício.
O SOC permite que você execute uma série de funções importantes para uma melhor gestão de documentos, como:
- assinatura digital;
- Gestão Eletrônica de Documentos;
- emissão e envio de documentos importantes de forma facilitada por meio da solução.
Tudo isso com a expertise direcionada para quem trabalha com Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Com isso, as suas atividades poderão ser otimizadas e minimizar problemas que podem prejudicar a sua experiência no processo.
A gestão de documentos é fundamental, como visto, para as organizações, permitindo uma série de benefícios que podem trazer um importante diferencial competitivo para o seu negócio. Além disso, as tecnologias serão grandes aliadas para esse fim, principalmente para áreas que trabalham com um grande volume de documentos no seu dia a dia.
Quer saber mais? Entre em nosso site e veja mais sobre a nossa solução. Aproveite e entre em contato para tirar as suas dúvidas.
