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Capacitação da equipe e modernos sistemas de gestão garantem agilidade administrativa ao SOC

17 de setembro de 2013

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Gerência Administrativa e Financeira acumula experiência ao longo dos anos e conta com os principais softwares ERPs para gerir departamento com qualidade e rapidez

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Saiba sobre os sistemas que garantem agilidade administrativa no SOC

“Nos primórdios da empresa, administrávamos tudo na ponta da caneta, pois o foco de desenvolvimento como produto era o SOC. Depois vieram os primeiros arquivos e pastas no computador, planilhas e formulários contínuos para impressão de notas fiscais. As novas vidas que ingressavam no SOC eram adicionadas na calculadora e depois um software de planilha eletrônica apurava os dados fornecidos por nós. Era assim que chegávamos ao valor exato a ser pago por cada cliente”. O relato é de Maria Fernanda Ferreira, gerente Administrativa e Financeira do SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional. Com dez anos de empresa, ela conhece todos os processos do produto e fundou o departamento que lidera atualmente.

Num segundo estágio, ela já contava com um módulo que emitia relatórios de cobrança no próprio SOC. Apesar das primeiras tecnologias, ainda era necessária a inclusão de dados manualmente. Hoje, seu departamento conta com cinco colaboradoras responsáveis pela gestão fiscal, contábil, administrativa, financeira, inativação e ativação de usuários. O setor ainda realiza o faturamento, negociações, análise cadastral e faz a interface com as gerências dos demais setores (Desenvolvimento, Comercial e Serviços). Este fluxo é fundamental para que vendas e customizações técnicas sejam traduzidas de forma exata na fatura do cliente.

As tomadas de decisão da gerente são realizadas com a diretoria, compartilhando ideias na busca por ferramentas que melhorem os seus processos. A implantação de sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning) propiciou maior agilidade ao setor. “A chegada da Nota Fiscal Eletrônica mudou a cultura empresarial ao nosso redor, seja com clientes, contabilidade ou poder público. Ganhamos agilidade e aprendemos a conviver com a rigidez de um sistema fiscal 100% online. Chegamos a utilizar outro software que nos nos auxiliava no processo, mas percebemos que precisávamos de algo mais financeiro e menos contábil. Então, partimos para o sistema TOTVS, complementando a necessidade”, explica Maria Fernanda.

O setor gastava dois dias para analisar o relatório gerencial do SOC antes de iniciar o faturamento. Então, mais um dia inteiro era usado para imprimir, envelopar e postar boletos e notas  fiscais. Dependendo da localidade do cliente, a cobrança poderia chegar uma semana depois do faturamento. Hoje, a equipe liderada pela gerente opera sistemas bancários, Maestro BPM, TOTVS, SOC e Ginfes (sistema municipal para NF-e). Esta retaguarda tecnológica é responsável em gerir quase 3,5 milhões de vidas ativas no SOC, o que representa 350 clientes diretos e 120 mil empresas gerenciadas indiretamente. O sistema de cobrança, faturamento, contas a pagar e a receber ganhou muita agilidade.

Atualmente, o processo de faturamento do SOC está completo e integrado aos sistemas internos. Boletos e notas fiscais são enviados automaticamente pela web. “Com tudo isso implantado, economizamos no uso de papel e gastos com postagens. A nossa perspectiva com o sistema TOTVS integrado aos demais é de ter um fechamento financeiro diário, conhecendo e autorizando tudo o que temos para pagar ou receber. Temos a expectativa de receber relatórios gerenciais com as cobranças e notas fiscais emitidas no dia-a-dia. O nosso sonho de consumo é ter o poder de decisão financeira na palma da mão. Acho que estamos no caminho certo”, conclui a gerente.

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