A centralização de dados diz respeito ao uso de soluções de integração que permitam aos profissionais o gerenciamento de um grande volume de informações de setores diferentes em uma mesma plataforma. Em outras palavras, torna possível realizar a administração de diversas áreas de uma empresa por meio de um único sistema informatizado e, muitas vezes, também com a automação de processos.
Contudo, muitas corporações ainda não utilizam esse procedimento no seu dia a dia, o que pode representar um grande erro. Por isso, é importante que você saiba quais são os benefícios de adotá-lo em seu negócio. Continue a leitura e confira!
Viabilização de melhores tomadas de decisões
É fundamental que haja medidas para tomar decisões mais eficientes, principalmente quando elas envolvem questões relacionadas com a Segurança do Trabalho. Com um maior número de dados em uma mesma plataforma, é possível analisar como essas questões influenciam o dia a dia e fazer escolhas mais acertadas a esse respeito.
Por exemplo, passa a ser viável analisar se há uma redução na produtividade dos colaboradores e como isso pode estar relacionado com problemas relativos à Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como:
- os problemas de ergonomia — por exemplo, um funcionário que esteja sentindo dor na cervical no dia a dia tenderá a ter maior dificuldade para cumprir os prazos;
- os problemas de clima organizacional, pois se o clima não estiver propício (por exemplo, com o aumento da pressão por resultados), o profissional poderá ter problemas de ordem mental e, assim, as chances de ele enfrentar maiores inconvenientes no seu cotidiano aumentam exponencialmente;
- o maior medo de acidentes de trabalho, já que um profissional que atua de forma insegura não focará tanto as suas atividades e, portanto, acabará por reduzir a sua produtividade em uma obra. Por exemplo, se ele tiver medo de cair de um andaime em razão de uma falta de estrutura adequada e do uso dos EPIs recomendados, poderá focar muito mais o medo do que a execução das suas atividades no dia a dia, o que impactará negativamente o seu rendimento.
Maior adequação dos planos de ação
Com a integração dos registros, é possível garantir planos de ação mais eficientes. Assim, torna-se viável identificar eventuais gargalos que surjam no dia a dia da empresa e que possam ser melhorados. Muitas vezes, inclusive, é difícil encontrá-los sem olhar para outros dados que estão relacionados com aquela área.
Por exemplo, um profissional de Saúde do Trabalho pode achar que está “tudo bem” com os times por haver dados baixos de afastamentos. Contudo, ao analisar as taxas de produtividade dos funcionários, que são oferecidas pelos gestores de cada time, pode ser possível notar uma variação considerável. Isso, então, será o indicativo de que há um problema coletivo que precisa ser resolvido antes que comece a gerar afastamentos por condições de saúde mental (como ansiedade, depressão, Burnout, entre outras).
Desse modo, planos de ação mais precisos poderão ser traçados, já que se saberá que há um problema a caminho e, assim, eventuais inconvenientes que possam vir a gerar agravantes no futuro serão minimizados. Com isso, erros também serão reduzidos e haverá menos dificuldade para encontrar questões que estejam surgindo na empresa, ainda que em fase inicial.
Possibilidade de haver processos mais rápidos entre colaboradores de setores diferentes
Quando os dados estão todos em uma mesma plataforma, é possível minimizar os gargalos para trocas de informações. Sem isso, era comum que houvesse a necessidade de solicitar determinadas informações e documentos por e-mail. Assim, o processo acontecia da seguinte forma:
- um colaborador da área A solicitava, por e-mail, o acesso a um conjunto de dados X, que pudesse trazer um indicador importante para o seu setor, para um profissional da área B;
- o funcionário da área B recebia o e-mail e precisava, ainda, realizar a análise do indicador e colocá-lo em formato de visualização gráfica (em forma de texto, de gráficos, entre outros);
- o colaborador da área B enviava o e-mail para o colaborador da área A, que fazia a leitura em seu setor.
Com a integração de dados, será possível ter acesso às informações, já analisadas, dentro da própria plataforma. Ou seja, diversas etapas acabaram por ser encurtadas nesse processo. Muito bom, não é mesmo?!
Maior agilidade dentro do seu setor
Essa agilidade vale não só para as trocas de dados entre os setores, sendo aplicável também dentro de uma área específica. Por exemplo, dentro do setor de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), o Engenheiro e os Técnicos de Segurança do Trabalho precisam trocar informações entre si constantemente.
O mesmo vale, por exemplo, quando há profissionais no campo de obras e um locado dentro da empresa. Os dados atualizados no sistema permitem que o colaborador do escritório tenha uma melhor compreensão sobre o que está acontecendo e, assim, possa tomar as medidas necessárias, se ocorrer algum imprevisto.
Menos burocracia
Outro ponto importante é a redução de etapas e de burocracias desnecessárias. Como falamos ao longo deste artigo, muitas vezes, os problemas com gargalos excessivos podem causar sérios danos para a produtividade da empresa e intervir, justamente, em momentos nos quais é necessário agir rapidamente.
Voltemos ao exemplo dos times com profissionais in loco e com aqueles que estão no escritório. Sem uma forma de centralizar os dados, o técnico presente na obra teria que avisar por telefone um acidente ocorrido para que o profissional que está na empresa fizesse a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
Com o uso de soluções focadas na centralização de dados, quem está no canteiro pode fazer o registro imediatamente por meio de um dispositivo móvel e, assim, o outro especialista pode realizar todo o processo de comunicação de forma eficiente. Dessa maneira, é possível realizar as comunicações obrigatórias rapidamente e, ao mesmo tempo, prestar todo o suporte necessário à pessoa que sofreu o acidente, sem maiores problemas.
A centralização de dados, como visto, permite reduzir custos, agilizar processos, minimizar erros e garantir maior fluidez nas trocas de informações entre as diversas áreas da empresa. Por isso, é importante você contar com uma solução eficiente para esse fim, fazendo uso da tecnologia.
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