Organização, precisão na tomada de decisão, diminuição do uso de papel e de outros gastos estão entre as principais vantagens da digitalização
Você sabia que digitalizar documentos pode contribuir para a estruturação da sua empresa? Pois é! Gerenciar de forma estratégica as informações e arquivos permite o controle do fluxo de dados, de alterações nos documentos, envio das informações para Clientes, Parceiros e até mesmo para o Governo Federal. Um exemplo disso é o eSocial, Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, uma das maiores preocupações do empresariado brasileiro justamente por usar a tecnologia para entregar diversas obrigatoriedades trabalhistas, como as informações de Folha de Pagamento e de Saúde e Segurança do Trabalho (SST).
Um dos maiores desafios desse projeto é alimentar o Banco de Dados do Governo com as informações exigidas, atendendo as normas legais e evitando multas por descumprimento da mesma. Vale lembrar que o eSocial não altera nenhuma lei, ele digitaliza o envio dos dados e documentos obrigatórios por parte do empregador. Por isso, adaptar os processos internos, as pessoas envolvidas no procedimento e manter os registros eletrônicos sempre atualizados pode evitar o retrabalho e os possíveis problemas com a legislação.
Outro benefício de digitalizar documentos é a diminuição de alguns custos, especialmente com o espaço físico para armazenar documentos e o consumo de papel da empresa. Além disso, trabalhar com os documentos em computadores também preserva a integridade deles, já que não há o manuseio ou riscos de rasurá-los. Isso sem contar que é muito mais fácil e rápido encontrar ou filtrar as informações que você precisa, permitindo a agilidade na tomada de decisão e aumentando a produtividade da empresa, sempre contando com a Segurança da Informação para apoiar e proteger os dados.
GED
Para administrar todos os documentos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), por exemplo, o SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional desenvolveu o SOCGED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que oferece flexibilidade e inovação para os seus Clientes. A ferramenta funciona como um repositório virtual dos documentos relacionados à SST, permitindo a manutenção do acervo e criação de novos documentos já virtuais, a digitalização de documentos impressos e impressão dos arquivos que já estão no SOCGED. Também é possível integrar essa funcionalidade com empresas de Gestão Documental, como é o caso da Arquivo Express, aumentando a gama de documentos digitais gerenciados e facilitando o cotidiano de quem trabalha na área. Por fim, dentro dessa realidade também está a Gestão Ocupacional sem Papel, que une funcionalidades como o SOCGED, Biometria e Assinatura Digital para atender as demandas de SST 100% digitalizadas e online!
Uma resposta