Já imaginou sua empresa sem papel? E todos os benefícios que você pode adquirir com isso? Saiba mais sobre essa prática que pode mudar sua empresa.
Há muito tempo o papel é, e sempre foi, um dos maiores pilares de comunicação na nossa sociedade. Porém, com a evolução da tecnologia e uma clara mudança na preocupação do público, a corrida agora é em sentido oposto.
Sendo assim, entenda neste post porque investir em uma administração sem papel pode ser benéfico para sua empresa.
Por que existe uma corrida para abandonar o papel?
Um dos principais motivadores para o criar uma administração sem papel são os próprios consumidores. Atualmente, existe uma preocupação enorme com os recursos do planeta.
Por isso, conceitos como a economia circular e os programas de sustentabilidade das empresas são cada vez mais importantes para o público. Felizmente, a tecnologia permite acompanhar este desejo e as empresas podem se voltar para as soluções digitais de modo a ter uma verdadeira administração sem papel.
Isso gera muitos benefícios para qualquer administração.
Os benefícios da administração sem papel
Um benefício bem claro da administração sem papel tem a ver com a questão anterior. Se o público tem um interesse tão grande nas questões sustentáveis e no uso inteligente dos recursos, certamente é um diferencial competitivo para qualquer instituição, pública ou privada.
Os clientes estão mais exigentes na escolha das empresas com as quais fazem negócios. Enquanto a qualidade do produto se mantém essencial, o preço passou a ter praticamente um papel secundário. Ou seja, os clientes realmente se sentem mais confortáveis em fazer negócio com uma empresa que compartilha seus valores. Isso explica o volume de empresas que se posiciona socialmente e que busca fazer alguma ação social.
Portanto, adotar uma administração sem papel é um ótimo primeiro passo para conquistar e mostrar que sua instituição compartilha a preocupação ambiental com o público. Aos poucos, isso deixa de ser um diferencial e passa a ser praticamente uma obrigação.
Mas, do ponto de vista unicamente interno, a gestão sem papel também tem diversas vantagens. Primeiramente, eliminar o papel é mais eficiente. Como iremos ver mais a frente, são as ferramentas digitais que substituem o papel, e elas permitem que o trabalho seja muito mais fácil.
Além de trazerem soluções de automação, a criação, armazenamento e troca de documentos é muito mais fácil e direta do que o uso do papel. Geralmente, é usado um único sistema, compartilhado por toda a equipe, que pode acessá-lo para visualizar as informações. Também existe a possibilidade de fazer uma padronização dos documentos.
E no momento de encontrar os documentos o digital também é muito mais fácil do que o papel. Ao invés de precisar procurar o arquivo, que pode ter sido perdido ou colocado no lugar errado, bastam alguns cliques para encontrar com certeza aquilo que você procura.
Outro ponto em que o ambiente digital é superior ao papel é na questão da segurança. Primeiro, o nível de acesso é muito mais rígido, já que você pode limitar quem tem acesso a cada documento. Portanto, se você opera com materiais mais sensíveis, não existe opção mais segura do que um ambiente online.
Além disso, o papel é muito propenso a acidentes. Rasgar, sujar ou perdê-lo é praticamente inevitável. Se o mesmo estiver online, isso é quase impossível. Eles podem ser armazenados na nuvem com soluções de backup.
Eliminar o papel também facilita muito a vida de quem interage com a sua organização. Um exemplo claro é a diminuição dos boletos de pagamento. Imagine se o cliente perde o boleto de pagamento do cartão? Atualmente, basta ele ir ao site ou app do banco e fazer o pagamento, ou pedir uma segunda via.
Um ponto importante do papel é a economia. Parece óbvio, mas o papel custa dinheiro. Como é um custo relativamente barato, você só percebe a diferença que faz ao fazer a conta ou a substituí-lo por uma solução digital. Mas, o papel não vem sozinho. É preciso de tinta, grampos, envelopes e todos os custos agregados ao seu uso. Todos eles acumulados fazem uma grande diferença na sua organização.
Além do custo, sua empresa ou instituição ainda ganha mais espaço físico. Não é preciso se preocupar em guardar os papéis, com inúmeros armários ou com a contratação de empresas terceirizadas apenas para armazenar documentos. Eliminar o espaço para guardar arquivos pode resultar até em uma possível mudança de ambiente para a empresa.
Por fim, um último benefício de eliminar o papel é aumentar a produtividade. Adotar as soluções digitais não significa apenas trocar o papel pelo digital, mas também ter todas as vantagens que o acompanham. As tarefas são feitas de forma mais eficiente, otimizando e automatizando certos processos, inclusive a transmissão de informação.
Para um profissional de segurança do trabalho, por exemplo, isso pode significar que qualquer evento pode ser encaminhado automaticamente para o eSocial. Sem a necessidade de gastar tempo em soluções burocráticas, a empresa pode ser muito mais eficiente.
Como aplicar uma administração sem papel?
Porém, cortar o papel não é tão simples assim, afinal, é algo que já faz parte do nosso dia a dia. Portanto, dois pontos são essenciais para quem busca este objetivo.
O primeiro é treinar a equipe e conscientizá-la de que isso é importante. Então, estabeleça a cultura de eliminar o uso do papel, dando prioridade às soluções digitais. Isso precisa ser um desafio que é abraçado por todos.
Mas, é claro que é preciso encontrar a solução completa para o seu negócio. Apenas a união da conscientização com o software ideal é que vai permitir que a sua empresa realmente estabeleça uma administração sem papel.
Portanto, procure o software ideal de acordo com a sua necessidade. Entenda o que você precisa que ele faça para a sua empresa e garanta que ele tem todas as funcionalidades que você precisa. Aí sim, você vai perceber como a administração sem papel é um grande investimento.
O que você acha? Será que a sua empresa consegue encarar o desafio de uma administração sem papel?
Se quiser aproveitar estas vantagens e tornar o seu negócio mais moderno, confira o nosso site e acesse outros conteúdos:
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