De acordo com dados do Observatório de Segurança e Saúde no Brasil, entre 2012 e 2018, ocorreram 10.985.880 afastamentos por doenças. Para evitar essas ocorrências, as normas e leis de segurança são rígidas, e a empresa tem a obrigatoriedade de cumpri-las. A tecnologia, aliada à gestão ocupacional, é eficaz e otimiza os processos administrativos.
A modernização das atividades é cada vez mais frequente em todos os setores das organizações. Quanto à Saúde e Segurança no Trabalho (SST), não poderia ser diferente. Então, no intuito de auxiliar e garantir o cumprimento das normas, existem softwares que proporcionam muitos benefícios e facilidades.
Quer conhecer melhor quais são os principais benefícios da tecnologia para a gestão ocupacional? Continue a leitura.
Segurança nos documentos de gestão ocupacional
De acordo com a Norma Regulamentadora NR 1, as empresas devem disponibilizar as informações de SST em formato digital, conforme modelo aprovado pela Secretaria do Trabalho. Esse modelo deve ser desburocratizado e simplificado.
Cada documento tem um período em que deve ficar guardado, à disposição das autoridades, que varia entre 5 e 20 anos. Esse armazenamento pode ser físico ou informatizado, mas existem algumas regras.
Um documento pode ser emitido e armazenado digitalmente, com certificado digital e emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Já se for assinado manualmente, também pode realizar o arquivamento em meio digital, desde que mantenha sua integridade e autenticidade, além de garantir a preservação dos originais.
Dessa forma, utilizar a tecnologia oferece mais segurança para a empresa, uma vez que os documentos de papel podem sofrer com acidentes e furtos ou serem perdidos. Já no digital, o arquivo vai estar sempre disponível no armazenamento em nuvem.
Integração entre o eSocial e o software
O eSocial visa à unificação da organização dos dados fiscais, tributários, previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores para os órgãos responsáveis. A inclusão da Saúde e Segurança do Trabalho neste sistema tem como intuito aprimorar a fiscalização das práticas de proteção e bem-estar adotadas pelas empresas para os profissionais.
Para isso, o eSocial apresenta vários eventos relacionados à SST, os quais visam ao envio de informações relevantes ao governo. Algumas delas são:
- tabela de ambientes de trabalho;
- treinamentos e capacitações;
- comunicação de acidente de trabalho;
- monitoramento da saúde do trabalhador.
Para enviar esses dados ao governo, é preciso ter um sistema que esteja de acordo com o layout do eSocial. Por isso, o ideal é contar com softwares que já tenham se adequado a essa obrigação. Assim, o governo pode receber, automaticamente, os layouts prontos, por meio da integração entre os sistemas.
Com um sistema confiável, a empresa diminui os riscos de ser multada, pois a plataforma orienta os gestores e envia os relatórios para o governo, desde que haja o preenchimento correto no prazo estipulado.
Acompanhamento dos dados de saúde e segurança ocupacional
No Software Integrado de Gestão Ocupacional (SOC), é possível monitorar atestados e licenças médicas, registrar a quantidade de dias afastados e, até mesmo, emitir alertas de CIDs.
Ele ainda informa quais são os colaboradores que estão com exames vencidos ou a vencer, o que facilita o trabalho do RH, uma vez que não vai precisar mais utilizar as tradicionais planilhas do Excel para identificar essa informação. Assim, não há a probabilidade de haver esquecimento da renovação do exame.
O sistema conta também com recursos diferenciados, como campanhas de vacinação, controle de check-up e questionário online sobre qualidade de vida. São vários módulos em um único software, o que faz com que ele seja completo e versátil.
Para realizar o acompanhamento e a análise de tantas informações, a plataforma permite que sejam emitidos relatórios do período desejado. Ela também tem a possibilidade de personalização dos indicadores e criação de gráficos.
Assim, os profissionais estão mais seguros quanto a doenças e acidentes ocupacionais. Consequentemente, a empresa também garante a diminuição de custos com afastamentos e licenças médicas.
Histórico dos colaboradores
Ter os registros de todos os colaboradores sobre segurança do trabalho é uma obrigação do empregador. Existem documentos — como o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) — que devem ser organizados e conter informações fidedignas. O PPP tem entre suas finalidades:
- comprovar o histórico laboral do trabalhador, em especial, para a obtenção de aposentadoria especial;
- evitar ações judiciais contra a empresa.
Nesse documento, devem constar informações como:
- registros de CAT;
- lotação e atribuição;
- setor;
- código ocorrência da GFIP — é o código que indica se o indivíduo esteve exposto a agentes nocivos;
- profissiografia — descrição das atividades realizadas pelo profissional;
- exposição a fatores de riscos;
- resultados de todos os exames médicos clínicos e complementares.
Seja para o PPP, seja com outro objetivo, é preciso ter uma boa organização, principalmente, para acompanhar dados de um colaborador com muitos anos de serviço. Além disso, empresas com centenas de funcionários podem ter dificuldades de localizar e de manter a padronização das informações.
No entanto, com o auxílio de um sistema informatizado, é possível consultar e emitir o histórico dos funcionários a qualquer tempo. Essa facilidade garante rapidez e segurança nos processos.
Otimização dos processos e diminuição de erros
Softwares modernos, como o SOC, oferecem a integração com diferentes sistemas de RH, folha de pagamento e gestão financeira, entre outros. Dessa forma, é possível controlar tudo em um único local, o que simplifica as transações e otimiza a gestão ocupacional.
Utilizar a tecnologia como aliada é ideal para processos mais rápidos e precisos. No caso da tomada de decisões, por exemplo, o gestor já vai ter um relatório compilado com os dados desejados. Assim, não vai precisar buscar as informações em diferentes fontes e ainda vai conseguir tomar decisões mais confiáveis.
A possibilidade de erros e retrabalhos é bem menor do que quando são feitos preenchimentos manuais. Na maioria das vezes, quando os dados são inseridos incorretamente, o sistema alerta o profissional de que há alguma incongruência.
Um sistema repleto de informações e com tantos benefícios relacionados à gestão ocupacional é essencial para qualquer instituição. Assim, a equipe pode focar nas tarefas estratégicas, o que aumenta a produtividade e a motivação.
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