Existem prazos para Armazenamento de Documentos Ocupacionais que devem ser seguidos, a fim de evitar conflitos com a legislação.
Exame admissional, exame demissional, exame periódico, PPP, PPRA, ASO, CAT, Laudo de Insalubridade e Periculosidade… São diversos documentos ocupacionais que estão no registro dos trabalhadores em sua trajetória durante a ocupação.
Existem prazos para elaborar esses documentos, bem como atualizá-los e enviá-los para o eSocial. No entanto, o que fazer com esses documentos depois de enviados? Descartar? Lixo eletrônico? Saiba que cada documento tem um prazo também para o Armazenamento destes Documentos Ocupacionais. E em caso de necessidade, a apresentação deste documento é incontestável.
Prazos para Armazenamento de Documentos Ocupacionais
A guarda de documentos trabalhistas é obrigatória por lei e varia de acordo com o tipo de documento. Essa medida visa garantir a segurança jurídica tanto para o empregador quanto para o empregado, permitindo a comprovação de direitos e obrigações em caso de futuras demandas trabalhistas.
Em geral, os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, no entanto, dependendo do documento, este prazo deve ser maior.
Veja os prazos para guarda de cada arquivo:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): 5 anos a partir do envio
- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA): 5 anos
- Mapa de Avaliação Anual (SESMT): 5 anos
- Pedido de demissão: 5 anos
- Aviso prévio: 5 anos
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): 20 anos
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional: 20 anos
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): 20 anos após o desligamento do colaborador
- Fundo de garantia de tempo de serviço (FGTS): 30 anos
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRRF): 30 anos
- Contrato de trabalho: indeterminado
- Ficha de registro de empregados: indeterminado
Ainda, há diversos outros documentos trabalhistas com diferentes prazos para o armazenamento. É importante consultar todas as legislações, a fim de fazer a guarda correta. Além disso, há mudanças nas leis, por isso é fundamental estar atento aos prazos atualizados.
Armazenamento de Documentos física ou digital?
A guarda de documentos pode ser feita dos dois modos, tanto de forma física ou digital. No entanto, muitas empresas estão migrando para o digital, isso porque garante mais segurança e facilita o acesso.
O documento físico, por mais que utilizado durante todos esses anos, passou a ser um obstáculo. Isso porque, o espaço de armazenamento físico do mesmo se tornou um problema. Ter que guardar em algum local, ocupar uma sala para isso, pode ser um problema para as empresas. E isso leva a um segundo problema que pode vir a aparecer: encontrar esses documentos. Por mais que possam ser separados por datas e tipos, o documento físico é muito fácil de ser perdido, o que pode levar a empresa a ter que lidar com multas e outras consequências.
Por isso, migrar para o digital é muito vantajoso.
Veja alguns dos benefícios de migrar o armazenamento de documentos para o digital:
- Redução de espaço físico: com o documento digital, não há necessidade de ter espaço para armazenamento como armários;
- Diminuição de custos: sem o gasto com papel, impressora e manutenção de arquivos, há redução de custos;
- Proteção contra danos físicos: estes documentos não são suscetíveis a danos como água, fogo, pragas ou até mesmo o desgaste natural do papel;
- Segurança com backups: cópias de segurança podem ser realizadas com frequência, garantindo a recuperação de dados em caso de perda;
- Controle de acesso: é possível restringir o acesso para certas pessoas, garantindo a segurança da informação em documentos confidenciais;
- Acesso rápido e fácil: os documentos podem ser encontrados rapidamente com filtros ou pesquisas com palavras-chave;
- Fácil compartilhamento: de forma rápida e segura, é possível compartilhar os documentos com diferentes pessoas;
- Automatização de processos: tarefas como indexar e classificar os documentos podem ser automatizadas, otimizando processos;
- Auditoria facilitada: na realização de auditorias e cumprimento de normas internas, é fácil rastrear esses documentos;
- Atendimento de requisitos legais: com os documentos guardados devidamente em servidores de nuvem e com backup, a garantia do cumprimento de requisitos legais é certa;
- Acesso remoto: documentos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que tenham conexão com a internet.
>> Uso de papel em empresas impacta diretamente o meio ambiente (soc.com.br)
Com isso, vemos que a guarda de documentos digital oferece uma série de vantagens, como economia, segurança, agilidade e sustentabilidade. Ao adotar essa prática, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir custos e melhorar a gestão da informação.
Escolha o GED ideal: conheça o SOCGED
O SOCGED é o gerenciador eletrônico de documentos do SOC, Software de Saúde e Segurança do Trabalhador, com o intuito de controlar, organizar e compartilhar informações, seja dentro da empresa, ou com clientes, parceiros e até mesmo funcionários.
>> Vantagens do SOCGED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos SOC
Cuidar de todos os documentos que atestam a saúde dos colaboradores e do ambiente corporativo é essencial para a manter uma gestão de SST ativa e completa. Ainda mais por conta da transformação digital nas empresas, que tem aderido ao modelo “paperless”.
» Paperless: transforme a sua empresa em digital com o SOC.
Com isso, a Gestão Eletrônica dos Documentos (GED) se faz cada vez mais necessária para ajudar a manter a veracidade da autenticação, tanto da pessoa física como da pessoa jurídica, em documentos ocupacionais.
O SOCGED é uma funcionalidade indispensável para realizar a gestão de documentos, pois permite armazenar, controlar e compartilhas arquivos digitais (internos e externos), de forma prática e conforme necessidade da empresa.
O seu sucesso se dá por reunir características indispensáveis em uma só solução porque, além de ser um meio eletrônico válido juridicamente, o SOCGED permite eliminar o uso do papel sem comprometer a segurança, a integridade, a disponibilidade e autenticidade dos dados.
Como funciona o SOCGED?
O SOCGED conta com um local de arquivamento sem limite de espaço para versionamento de documentos. E, nele, são admitidos diversos arquivos e vários tipos de documentos eletrônicos.
Por exemplo:
- Contratos;
- Prontuários médicos;
- Documentos financeiros;
- Resultados de exames;
- Fotos;
- Vídeos.
Ou seja, você não precisa se preocupar com o formato dos arquivos, pois uma vantagem do SOCGED é ser flexível e aceitar arquivos em diferentes extensões, como: XLS; JPEG; DOC; ZIP; TXT e entre outros).
Além disso, é possível realizar a assinatura digital de documentos gratuitamente por meio de certificados digitais do tipo ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). Tudo isso para modernizar e otimizar a Gestão de SST da sua empresa.
.>> Guia: como utilizar o SOCGED
Gestão de SST é com o SOC
Com 23 anos de inovação no mercado, a solução é 100% online e atende empresas Prestadores de Serviços e SESMT’s que desejam ter uma gestão completa de SST, otimizando custos e cumprindo todos os requisitos legais em Saúde e Segurança do Trabalho.
A AGE Technology, empresa que desenvolve o SOC, é a pioneira no segmento com a certificação ISO 27001 e aderente à Lei Geral de proteção de dados (LGPD) com a certificação ISO 27701.
Atualmente, conta com o maior time de profissionais de TI especializados em soluções de Saúde e Segurança do Trabalho, acumulando o maior número de inovações do segmento.
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300 funcionalidades para Gestão de SST completa.
O SOC possui mais de 300 funcionalidades para gestão completa de saúde e segurança do trabalho. Veja algumas funcionalidades exclusivas do SOC:
- SOC Digital: o SOC é um sistema 100% sem papel, e a cada 1 hora, 5 árvores são salvas todos os dias. Com o SOC, é possível utilizar biometria, assinatura digital e ainda ter o SOCGED, para armazenar todos os seus arquivos em um só lugar.
- Aplicativo MEUSOC: o aplicativo MEUSOC é exclusivo para clientes SOC liberarem a seus funcionários. O aplicativo ajuda a otimizar a operação entre empresa e funcionário com funcionalidades exclusivas que permitem dar autonomia para seus funcionários realizarem processos e consultarem documentos.
- Rede SOCNET: o SOC possui uma rede credenciada SOCNET, a primeira e mais completa rede do mercado, onde é possível encontrar prestadores e ser encontrado em todo o território brasileiro.
- Portal do cliente SOCRH: tenha um sistema integrado ao SOC que conecta as informações relacionadas à SST entre prestador e RH.
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