Aprenda os primeiros passos de como utilizar o SOCGED e gerenciar os documentos do SOC de forma eletrônica.
O SOCGED é o gerenciador eletrônico de documentos do SOC, com o intuito de controlar, organizar e compartilhar informações, seja dentro da empresa, ou com clientes, parceiros e até mesmo funcionários.
>> As vantagens do SOCGED: o Gerenciamento Eletrônico de Documentos do SOC
Com essa ferramenta, é possível guardar os arquivos gerados nos atendimentos, relatórios, portal eSOCial e entre outros.
Quer saber como utilizar o SOCGED? Continue a leitura:
1º Passo: incluir o tipo de SOCGED
Para configurar o uso desta funcionalidade é importante cadastrar os “Tipos de SOCGED”, que serão as divisões para os arquivos armazenados.
Nesta etapa, você deve escolher o nome do seu tipo de SOCGED, a classificação que ele se encaixa e definir para quais contatos devem ser enviados os arquivos armazenados, caso deseje. Depois disso, lembre-se de gravar para que fique salvo.
2º Passo: a criação do GED
Após a criação do tipo de SOCGED, podemos criar a “pasta” onde serão armazenados os arquivos gerados pelas telas do SOC para que sejam realizados upload de arquivos externos.
Pelo código de tela 611, podemos criar o SOCGED selecionando o seu tipo (criado no 1º passo), escolher se ele estará disponível para todas as empresas ou para empresa selecionada, vincular funcionário cadastrado, adicionar data de criação, entre outras informações.
3º Passo: consultado arquivos dentro do GED
Com a nossa pasta SOCGED criada, os arquivos que forem upados podem ser visualizados, assinados digitalmente, e podem ser baixados de forma individual ou em massa para seu computador.
Além disso, é possível enviar arquivos que constam no GED por e-mail.
E mais:
Você também pode assinar arquivos digitalmente com o seu certificado do tipo A1 ou A3 pela tela 797 – Assinatura digital.
Dessa forma, agora você já consegue utilizar o SOCGED.
Agora, vamos falar sobre as vantagens que utilizar o arquivo eletrônico traz:
- Agilidade e rapidez na busca dos dados;
- Preservação da integridade dos documentos;
- Diminuição de gastos;
- Backup automático;
- Organização de documentos;
- Aumento de produtividade do profissional e da equipe;
- Compartilhamento dos documentos entre a equipe de forma facilitada.
>> 8 Motivos para investir em GED para SST
Além disso, utilizando o SOCGED você colabora com o meio ambiente!
O uso de papel cresceu mais de 400% em todo o mundo nos últimos 40 anos. Preocupante, não é mesmo? Isso se torna uma grande ameaça para o nosso meio ambiente.
E mais: o uso de papéis em empresas prejudica o lucro final, visto que, segundo pesquisa da Gartner Inc. quase 3% de todo o lucro é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e manutenção de documentos. Entretanto, o SOC possui o “selo SOC Tree” para clientes que contribuem com o meio ambiente, a fim de incentivar essa conduta.
>> Ajude o meio ambiente com a redução de papéis e receba o selo SOC Tree
Torne-se uma empresa sem papel. Seja autoridade no seu ramo, mostre aos seus clientes que você se importa. Armazene todos os seus arquivos no SOCGED enquanto colabora com a sustentabilidade, tem economia de gastos e agilidade nos processos.
Se interessou no software líder do mercado e quer ter todas essas vantagens e funcionalidades? Solicite uma proposta.
Acompanhe o SOC nas redes sociais: Facebook | Instagram | YouTube | LinkedIn | Twitter
