O controle de almoxarifado é uma ação fundamental para a empresa conseguir localizar seus estoques de materiais e documentos, de maneira ágil e eficiente. Para isso, o setor precisa ter um bom planejamento, ser organizado e atualizado constantemente, para evitar prejuízos com perdas de itens e vendas.
Nesse sentido, uma boa gestão de almoxarifado proporciona facilidade no controle dos materiais, bem como informações sobre a localização dos itens e suas demandas. Isso impacta de maneira positiva na qualidade do atendimento ao cliente, com maior agilidade e eficiência.
Neste artigo, vamos mostrar as diferenças entre controle de estoque e de almoxarifado, tipos de espaços para armazenar e como organizar e controlar materiais e documentações. Boa leitura!
Conheça as diferenças entre controle de estoque e de almoxarifado
O estoque se refere ao conjunto de materiais, documentos ou produtos que são disponibilizados para o uso da empresa em seus processos de fabricação ou comercialização direta ao consumidor final. Dessa forma, o controle de estoque nos remete à ação de controlar esses itens, com base em informações registradas em um sistema/planilha, que ajudam na tomada de decisões.
Já o almoxarifado diz respeito ao local onde esses materiais/produtos ficam guardados. Assim, ele pode ser identificado como os cuidados com o espaço físico reservado para armazenar itens.
Contudo, ambas as tarefas são praticamente a mesma coisa, e se complementam para atingir um objetivo em comum: manter a empresa funcionando em sua capacidade máxima, sem perder produtos ou falhar no atendimento ao cliente.
Conheça os tipos de almoxarifado:
Antes de entender como controlar o almoxarifado é importante conhecer os principais tipos de espaço físico para armazenamento. Assim, podemos definir qual atende melhor às nossas necessidades, conforme mostramos, a seguir.
Armazém
O armazém é o tipo de espaço mais comum, indicado principalmente para materiais com dimensões e/ou composições químicas que exigem maior proteção.
Galpão
Normalmente, é um local mais amplo e espaçoso, indicado para materiais não-perecíveis e que não podem ficar expostos à chuva e sol, tais como as madeiras, EPIs, entre outros.
Pátio
O pátio é um modelo de almoxarifado que fica em um local aberto, ao ar livre, pavimentado e drenado. Nele podemos armazenar produtos não-perecíveis e resistentes às intempéries.
Saiba como organizar e manter o controle do almoxarifado
Para organizar o almoxarifado de maneira eficiente é preciso observar alguns cuidados que envolvem aspectos como espaço físico, identificação de produtos, organização das prateleiras, controle dos dados e investimento em tecnologia. Veja, a seguir, o detalhamento de cada um deles.
Estabeleça um lugar físico para o almoxarifado
Busque um ambiente limpo para guardar os itens, considerando os efeitos climáticos, como umidade, temperatura e ventilação. Também é importante se certificar de que foi escolhido um local que não seja de passagem dos funcionários e que fique o mais afastado possível.
Arrume as prateleiras
Organize as prateleiras, classificando-as por tipo de material. Dessa forma, fica muito fácil localizar o item desejado. Mesmo que pareça mais prático colocar os materiais de maior circulação na altura dos braços, a regra deve ser seguida: os mais pesados devem ficar embaixo e os mais leves em cima.
Dessa forma, garantimos maior durabilidade dos materiais e reduzimos as chances de acidentes devido a algum desequilíbrio nas estantes.
Identifique os produtos por classificação
A maneira mais eficiente de localizar os itens é identificá-los individualmente. Para isso, podemos utilizar letras ou números, ou ambos, formando um código que identifique o tipo de material e sua exata localização (corredor, prateleira, etc.)
Eles podem ser organizados, por exemplo, com etiquetas coloridas, em ordem alfabética, ou por finalidade de uso, como EPIs, materiais de limpeza, informática, entre outros. O controle deve ser feito com base em um cadastro, contendo o máximo de informações, como foto, categoria, validade, marca e localização específica.
Registre a movimentação dos materiais e documentos
Toda a movimentação do estoque precisa ser registrada, mesmo no caso de produto para consumo interno ou que ficará pouco tempo no estoque. No sistema ou planilha de controle de estoque, é importante registrar data, o material que entrou ou saiu, quantidade de itens e o nome da pessoa que efetuou a movimentação.
Para garantir uma boa visualização do estoque, pode ser interessante utilizar cores, como a vermelha para as saídas e a verde para as entradas. O importante é criar um padrão para esses procedimentos (tanto para o cadastro, quanto para o registro das movimentações). Dessa forma, evitamos erros e garantimos um controle atualizado.
Invista em tecnologia
Uma organização eficiente do almoxarifado, depende, essencialmente, de controle por escrito. E fazer isso manualmente, sabemos que é praticamente impossível. Além de tomar muito tempo, exige a atenção de mais colaboradores e pode ficar mais suscetível a erros.
Por isso, a adoção de um software especializado é essencial para ganhar agilidade e praticidade na localização de itens armazenados. Isso porque, além de poder registrar todos os seus produtos e informações, com um bom sistema o estoque é atualizado automaticamente, dando baixa no momento em que cada movimentação acontece.
Diferenciais de um software especializado
Com a ajuda de uma interface intuitiva e fácil de usar, conseguimos acessar as informações importantes para o negócio, promovendo agilidade na tomada de decisões. Exemplo disso, é o SOC, um Software Integrado de Gestão Ocupacional, que apresentou ao mercado o conceito de Computação em Nuvem, proporcionando a maior infraestrutura tecnológica no segmento de software de Saúde e Segurança no Trabalho (SST).
Com esse sistema, é possível, por exemplo, ter uma eficiente organização e controle de EPIs no almoxarifado, pois o SOC faz o controle do cadastro, características, entrega, reposição, compra, valor, validade e Certificado de Aprovação (CA) dos EPIs. Além disso, realiza o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Também disponibiliza um link do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que permite ao usuário atualizar as informações sobre os equipamentos, bem como ter acesso a novas resoluções e regras atualizadas.
Conforme vimos, o controle de almoxarifado é muito importante para uma gestão eficiente. Nesse sentido, o investimento em software especializado como o SOC pode contribuir para a melhoria dos serviços e agilidade operacional dos processos internos da empresa, resultando em melhorias na qualidade do atendimento ao cliente.
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